Rendez-vous vs. disponibilités
Dans timum, tout tourne autour des créneaux réservables et des créneaux réservés ou convenus. De manière générale, on les regroupe souvent sous le terme générique de « rendez-vous ». Afin de représenter différents cas d'usage et besoins, une distinction est faite entre les rendez-vous et les disponibilités.
Une disponibilité est une période pendant laquelle vous acceptez des réservations de rendez-vous, mais votre calendrier n'est bloqué que lorsqu'un client choisit un horaire au sein de la disponibilité et demande ou réserve un rendez-vous. Grâce aux disponibilités, vous pouvez proposer différents types de rendez-vous au choix, parmi lesquels les clients sélectionnent celui qu'ils souhaitent. Le rendez-vous créé par une réservation est transmis directement aux calendriers et systèmes CRM liés.
Un rendez-vous réservable est un rendez-vous fixe disposant d'une ou plusieurs places de participant libres et réservables. Ce sont des rendez-vous fixes et planifiés destinés à bloquer directement votre calendrier. Vous définissez également directement le type de rendez-vous pour les rendez-vous réservables. Les contacts ne peuvent donc pas faire de choix et n'en ont pas besoin : ils s'inscrivent en tant que participants à ces rendez-vous prédéfinis.
Les rendez-vous personnels sont, d'une part, des rendez-vous individuels que vous saisissez (inscrivez) pour un contact précis. Ces rendez-vous ne sont pas accessibles via les vues de réservation habituelles. Cependant, les rendez-vous personnels peuvent également être des événements fermés ouverts à plusieurs participants, qui sont toutefois invités via un lien spécial : seul ce lien permet de réserver ces rendez-vous, invisibles autrement.
La différence
| Disponibilité | Rendez-vous réservable | Rendez-vous réservé | |
|---|---|---|---|
| Qu'est-ce que c'est ? | Plage de temps pendant laquelle les clients choisissent eux-mêmes l'heure de début | Rendez-vous fixe avec une heure de début et une durée que vous définissez | Rendez-vous avec au moins un participant |
| Qui le crée ? | Vous (individuellement ou via une règle d'heures de consultation) | Vous (individuellement ou en série) | Créé par une réservation ou une demande – ou vous le saisissez comme rendez-vous personnel |
| Plusieurs participants ? | Une réservation par horaire choisi ; plusieurs avec « Rendez-vous en groupe » | Oui, via « Participants par rendez-vous » (rendez-vous en groupe) | Jusqu'au nombre de participants défini |
| Utilisation typique | Visites au choix du client, conseil | Portes ouvertes, visite collective, séminaire | – |
| Synchronisation avec le calendrier | Non, seuls les rendez-vous réservés apparaissent dans les calendriers. | Oui, même les rendez-vous encore libres sont synchronisés directement avec le calendrier. | Oui, les rendez-vous réservés sont synchronisés avec les calendriers liés. |
Quel est leur lien ?
- Vous créez des disponibilités (plages de temps) ou définissez des rendez-vous réservables (horaires fixes)
- Les clients réservent à partir de ceux-ci
- Une réservation devient un rendez-vous réservé avec le client comme participant
- La disponibilité ou le rendez-vous réservable est réduit en fonction du nombre de participants, ou disparaît de l'offre
À savoir
- Des rendez-vous peuvent également être créés sans disponibilité préalable : vous les saisissez comme rendez-vous personnel
- Les disponibilités sans réservation ne disparaissent pas automatiquement
- En cas d'annulation, la place se libère à nouveau, à condition que la disponibilité ou le rendez-vous réservable existe encore