Appuntamenti vs. disponibilità
In timum tutto ruota attorno agli orari prenotabili e agli orari prenotati o concordati. In generale, questi vengono spesso raggruppati sotto il termine generico "appuntamento". Per rappresentare diversi casi d'uso ed esigenze, si distingue tra appuntamenti e disponibilità.
Una disponibilità è un periodo durante il quale Lei è disponibile per le prenotazioni di appuntamenti, ma il Suo calendario viene bloccato solo quando un cliente sceglie un orario all'interno della disponibilità e richiede o prenota un appuntamento. Attraverso le disponibilità, può offrire diversi tipi di appuntamento tra cui i clienti possono scegliere quello desiderato. L'appuntamento creato da una prenotazione viene trasferito direttamente ai calendari e ai sistemi CRM collegati.
Un appuntamento prenotabile è un appuntamento fisso con uno o più posti liberi e prenotabili per i partecipanti. Si tratta di appuntamenti fissi e pianificati che bloccano direttamente il Suo calendario. Anche il tipo di appuntamento viene definito direttamente per gli appuntamenti prenotabili. I contatti quindi non possono né hanno bisogno di fare una scelta: si prenotano come partecipanti a questi appuntamenti predefiniti.
Gli appuntamenti personali sono, da un lato, appuntamenti singoli che Lei inserisce (prenota) per un contatto specifico. Questi appuntamenti non sono accessibili tramite le consuete visualizzazioni di prenotazione. Tuttavia, gli appuntamenti personali possono anche essere eventi chiusi per i quali sono ammessi più partecipanti, che vengono però invitati tramite un link speciale attraverso il quale questi appuntamenti, altrimenti non visibili, possono essere prenotati in esclusiva.
La differenza
| Disponibilità | Appuntamento prenotabile | Appuntamento prenotato | |
|---|---|---|---|
| Che cos'è? | Fascia oraria in cui i clienti scelgono autonomamente l'orario di inizio | Appuntamento fisso con orario di inizio e durata stabiliti da Lei | Appuntamento con almeno un partecipante |
| Chi lo crea? | Lei (singolarmente o tramite una regola di orari di consultazione) | Lei (singolarmente o come serie) | Si crea tramite una prenotazione o una richiesta, oppure Lei lo inserisce come appuntamento personale |
| Più partecipanti? | Una prenotazione per ogni orario scelto; più con «Appuntamenti di gruppo» | Sì, tramite «Partecipanti per appuntamento» (appuntamento di gruppo) | Fino al numero di partecipanti impostato |
| Uso tipico | Visite a scelta del cliente, consulenza | Open house, visita collettiva, seminario | – |
| Sincronizzazione con il calendario | No, solo gli appuntamenti prenotati compaiono nei calendari. | Sì, anche gli appuntamenti ancora liberi vengono sincronizzati direttamente con il calendario. | Sì, gli appuntamenti prenotati vengono sincronizzati con i calendari collegati. |
Come sono collegati?
- Lei crea disponibilità (fasce orarie) o stabilisce appuntamenti prenotabili (orari fissi)
- I clienti prenotano tra queste opzioni
- Una prenotazione diventa un appuntamento prenotato con il cliente come partecipante
- La disponibilità o l'appuntamento prenotabile si riduce in base al numero di partecipanti, oppure scompare dall'offerta
Da sapere
- Gli appuntamenti possono essere creati anche senza una disponibilità precedente: Lei li inserisce come appuntamento personale
- Le disponibilità senza prenotazioni non scompaiono automaticamente
- In caso di annullamento, il posto si libera nuovamente, a condizione che la disponibilità o l'appuntamento prenotabile esistano ancora