Besichtigungstermine aus onOffice heraus vergeben – ohne doppelte Pflege

Sie bleiben in onOffice. Die Immobilie ist dort schon angelegt, die Interessenten auch – es fehlt nur der Weg, wie die beiden einen Termin finden, ohne dass Sie telefonieren und anschließend alles zweimal eintragen.

Der Ablauf dauert etwa fünf Minuten je Objekt:

1. Immobilie in onOffice öffnen, Tab „Termine" anklicken. timum fragt, ob diese Immobilie buchbar werden soll – erst mit Ihrer Bestätigung wird sie angelegt und mit dem onOffice-Datensatz verknüpft. Im Hintergrund passiert nichts von allein.
2. Festlegen, wann besichtigt werden kann – als wiederkehrende Sprechzeit oder als feste buchbare Termine.
3. Interessenten einladen, mit der onOffice-Mailvorlage „timum – Terminkoordination für Immobilien". Der Buchungslink darin ist für jeden Empfänger personalisiert.
4. Fertig. Ab hier buchen die Interessenten selbst. Jede Buchung erscheint im timum-Kalender und als Termin mit Teilnehmer in onOffice.

Was damit aufhört

Das Objekt liegt in onOffice, die Interessenten liegen in onOffice – und der Termin entsteht trotzdem per Telefon, Notizzettel und anschließender Nachpflege an zwei Stellen. Damit endet:

• Das doppelte Eintragen. Der gebuchte Termin steht mit Teilnehmer im onOffice-Kalender, ohne dass jemand ihn abtippt.
• Das Terminvorschlags-Pingpong. Statt drei Vorschlägen je Interessent verschicken Sie eine Vorlage an alle Anfragen.
• Die Frage, wer zuständig ist. Der Termin hängt an der Immobilie und an ihrem Ansprechpartner, nicht am Postfach der Person, die zuerst antwortet.

Damit Ihr Kalender stimmt

Die Anbindung an onOffice ist in jedem Tarif enthalten. Dass onOffice-Termine umgekehrt Ihre buchbaren Zeiten blockieren, gehört zu den PROFESSIONAL-Tarifen – ebenso wie der Zwei-Wege-Abgleich mit Outlook, Google oder Apple (Kalender-Synchronisation). Für ein Team mit vollen Kalendern ist das der Punkt, an dem sich der Tarif entscheidet: Ohne Blocker zeigen Sie Zeiten an, in denen Sie längst einen anderen Termin haben.

Welche Terminarten angeboten werden – Besichtigung, Beratung, Übergabe, je mit eigener Dauer und Pufferzeit – legen Sie einmal fest und übernehmen sie für alle Objekte (Terminarten).

Wenn das Objekt durch ist

Zwei Fragen, die am Ende der Vermarktung regelmäßig aufkommen:

Verschwindet die Immobilie wieder? Ja – über einen onOffice-Prozess lässt sich das automatisieren: Sobald der Status wechselt, wird die Immobilie per Webhook in timum gelöscht und steht nicht weiter in Ihrem Bestand (Anleitung im Hilfe-Center). Ohne diesen Prozess räumen Sie von Hand auf – funktioniert, kostet aber Aufmerksamkeit, die der Automatismus gerade gespart hat.

Wo sind die Teilnehmer dokumentiert? Im onOffice-Termin, als Teilnehmer des Datensatzes. Wenn Ihr Büro onOffice zusätzlich mit Outlook synchronisiert, gibt es dabei eine Einstellung, die Sie kennen sollten – sie steht im Hilfe-Center unter Terminsync-Einstellung onOffice zu Outlook.

Wenn Sie mehrere Systeme im Haus haben

timum ersetzt Ihr CRM nicht, es füllt es. Neben onOffice sind Propstack, FLOWFACT und polyEstate angebunden (CRM-Integration); Objekte kommen als buchbare Ressourcen herein, gebuchte Termine fließen zurück. Für Büros mit mehreren Standorten lohnt sich zusätzlich der Blick auf Team-Kalender und zentrale Terminkoordination.

Alle Details der Anbindung – was synchronisiert wird und in welche Richtung – stehen auf der Seite onOffice-Integration.

Nächster Schritt

Öffnen Sie eine Immobilie in onOffice, klicken Sie auf „Termine" und verschicken Sie die Mailvorlage an Ihre offenen Anfragen. Kostenlos testen – 30 Tage, ohne Kreditkarte.