Kontakt Termin-Koordinator abweichend von Kontakt Maklerin

Diese Anleitung beschreibt den Anwendungsfall, in dem Termine zwar den betreuenden Maklern in onOffice zugeordnet werden, aber die Kontaktinformationen für die Termin-Koordination, welche an die Interessenten gesandt werden, zu einer Termin-Koordinatorin gehören - und entsprechend auch die System-E-Mails zur Terminbuchung immer an die Termin-Koordinatorin gesandt werden.

In Immobilien in timum wird zunächst automatisch der Betreuer mit seinem Standard-Kontaktprofil als Kontaktperson für Termine übernommen. Da das Standard-Kontaktprofil des Maklers in dieser Variante die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin enthält. Werden automatisch mit Anlage der Immobilie diese Kontaktdaten wirksam.

Variante A

Die optimale Variante für weitreichende automatisierte Vorgänge beim Anlegen neuer Immobilienobjekte in timum. Makler passen in ihren persönlichen Einstellungen direkt das Standard-Profil an und geben hier die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin an, z.B. Name, E-Mail, Telefon.

In dieser Variante sind beim Anlegen einer neuen Immobilie in timum automatisch die Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin aktiv, da diese im Standard-Kontaktprofil der Makler angelegt sind.

Variante B

Jeder Makler legt für den jeweiligen timum Team-Kalender ein spezifisches Kontaktprofil an, in dem die Kontaktinformationen der Termin-Koordinatorin hinterlegt werden.

Makler haben somit in timum:

1. ein Standard-Kontaktprofil mit ihren eigenen Kontaktdaten
2. ein spezifisches Kontaktprofil im Anbieter-Kalender mit den Kontaktdaten der Termin-Koordinatorin

In dieser Variante, muss beim Anlegen neuer Immobilien in timum einmalig das spezifische Kontaktprofil des jeweiligen Maklers für diesen Anbieter-Kalender ausgewählt und eingestellt werden.

Start

Wechsle in timum am oberen rechten Rand in deine Persönlichen Einstellungen oder direkt auf Anbieter-Kalender.

In deinem persönlichen Bereich im oberen Menüband findest du unter Anbieter-Kalender findest du für jeden Termin-Anbieter, in dem du Mitglied bist, eine Kachel.

In diesen Kacheln wird zunächst mit dem Button Kontakt-Profil dein verknüpftes Standard-Profil angezeigt.

Ein spezifisches Kontakt-Profil für die Termin-Koordinator·in im jeweiligen Team-Kalender wird mit den folgenden Schritten erstellt:

1. Button Kontakt-Profil im jeweiligen Team-Kalender klicken

   

2. im Dialog den Button [ + Kontaktprofil hinzufügen ] klicken

   

3. Klicke auf den Button mit den 3 Punkten [ … ], um das neue Kontakt-Profil zu füllen.

   

4. Abweichend vom Standard-Profil wird im neuen Kontakt-Profil der Name der Termin-Koordinator·in angegeben.

   

5. Über den Button [ + Neue Kontaktart ] werden Felder für die Telefonnummer und die E-Mail hinzugefügt.

   

6. Das neu erstellte Kontaktprofil speichern. Daraufhin wird unter dem Standard-Profil auch das neue spezifische Kontakt-Profil für die Termin-Koordinatorin angezeigt.